Case: Stichting vrienden van het Sophia

“De afgelopen jaren delen we ook steeds meer filmpjes, verhalen die goed in beeld brengen voor welke kinderen we dat jaar sporten. Zo krijgen de sporters dat extra zetje om er helemaal voor te gaan.” 

Jaar in jaar uit boekt Stichting Vrienden van het Sophia succes met hun fondsenwervende evenement Sporten voor Sophia. Dit is een jaarlijks terugkerend sportevenement, waarbij men zich al spinnend inzet voor het Erasmus MC-Sophia Kinderziekenhuis in Rotterdam. Deelnemers melden zich aan via de website www.sportenvoorsophia.nl en starten hier hun geldinzamelingacties om zoveel mogelijk op te halen voor wetenschappelijk (medisch) onderzoek.

In 2018 werd er dankzij grote inzet van de 1894 (!) deelnemers, organisatoren en het Sporten voor Sophia team meer dan 5 ton ingezameld voor onderzoek naar chronisch darmfalen bij kinderen. Omdat dit een prachtvoorbeeld is van terugkerend succes van een fondsenwervend evenement, stelde Kentaa wat verhelderende vragen. Carol Smit en Chrisje Seijkens van Stichting Vrienden van het Sophia deelden hun ervaringen met ons.

Dit is nu de 27e keer dat jullie dit evenement hebben georganiseerd. Wat is jullie grootste uitdaging en hoe zijn jullie daarmee omgegaan?

Onze grootse uitdaging is om er elke editie weer een bijzonder evenement neer te zetten en er voor te zorgen dat wij zoveel mogelijk fondsen kunnen werven. Zodat we met elkaar belangrijk wetenschappelijk onderzoek binnen het Sophia Kinderziekenhuis mogelijk kunnen maken.

Wat is de absolute best practice die jullie jaar na jaar toepassen?

Persoonlijke communicatie vinden wij heel belangrijk. We proberen de sporters goed op de hoogte te houden en te voorzien van relevante informatie. De afgelopen jaren delen we ook steeds meer filmpjes, verhalen die goed in beeld brengen voor welke kinderen we dat jaar sporten. Zo krijgen de sporters dat extra zetje om er helemaal voor te gaan.

En de grootste afrader?

Een grote afrader is om te denken dat we het streefbedrag toch wel weer op zullen halen. Het is niet vanzelfsprekend dat mensen zich zo inzetten, dus we zijn heel dankbaar en proberen te ondersteunen waar mogelijk.

Teams spelen bij jullie evenement een belangrijke rol. Zij halen grote bedragen op. Hoe begeleid je hen?

De meeste teams komen vanuit een sportschool en daar worden zij goed begeleid. Vanuit ons is de Kentaa website een goed platform voor de deelnemers en wij ondersteunen de teams door middel van goede communicatie. Ook motiveren wij de teams extra door ze een bronzen beeldje cadeau te geven boven een bepaald bedrag. Dat is inmiddels wel een soort collectors item geworden.

Hoe bepaal je een realistisch doelbedrag voor het evenement?

Voor Sporten voor Sophia kiezen wij veelal een wetenschappelijk onderzoeksproject dat door het bestuur van de Stichting weloverwogen gekozen wordt. Hierbij wordt gekeken of het een haalbaar project is dat de mensen aanspreekt, zodat het haalbaar is hiervoor de fondsen te kunnen werven. Een onderzoeker kost gemiddeld €70.000 per jaar en een project kan variëren van 2 tot 4 jaar. Uiteraard weten we ook dat we met de huidige organisatie de opbrengst nog wel iets verder kunnen verhogen maar dat dit niet oneindig is. Het bedrag van afgelopen editie was weer zo bijzonder hoog. Ons evenement groeit nog wel ieder jaar maar ook daaraan zijn grenzen. We hebben bijvoorbeeld (op dit moment) nog geen extra ruimte beschikbaar voor meer fietsen/deelnemers en de opbrengst per deelnemer ligt al heel hoog. 

Wat doen jullie om het interessant te houden voor terugkerende deelnemers?

Door hele realiseerbare en tastbare onderzoeken te kiezen om voor te sporten. Op het gebied van fondsenwerving sporen wij de deelnemers zoveel mogelijk aan om via hun eigen netwerk hun acties te delen. Ook proberen we hen op originele ideeën te brengen. Daarbij proberen we ieder jaar weer nieuwe, verrassende elementjes toe te voegen aan het evenement. En laten we zien dat we ieder jaar het evenement weer wat beter organiseren. Het licht en geluid is ieder jaar weer spectaculairder. 

Waar ligt wat jullie betreft de grootste kans voor de volgende editie?

Dit jaar hadden we voor het eerst een editie speciaal voor bedrijven, op vrijdagavond. Twee uur spinnen en daarna een borrel. Dat was een enorm succes en willen we daarom volgend jaar ook weer organiseren. Uiteraard hopen we dan op nog meer deelnemers dan dit jaar, want we hadden nog wel wat fietsen beschikbaar.

En natuurlijk ligt de lat ieder jaar weer een beetje hoger wat betreft de organisatie van het evenement zelf. Er zijn altijd weer dingen die net wat beter kunnen, maar dat houdt het ook leuk!

Over Stichting Vrienden van het Sophia

Kinderen horen niet ziek te zijn, maar helaas is de werkelijkheid anders. Daarom doet de Stichting Vrienden van het Sophia er alles aan om het verblijf van patiëntjes en hun gezin in het ziekenhuis zo aangenaam mogelijk te maken. Verder zet de Stichting zich in voor financiering van wetenschappelijk onderzoek, om oorzaken van ziekten te ontdekken en behandelmethoden te verbeteren.